时间管理之应对临时事件

2021-10-23 18:23 新浪育儿
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  你本来打算周一早晨在办公室完成一个采购计划,但周六晚上领导给你打电话说:“小X,下周一到河北出趟差,搞定XXX项目”这时候你能怎么办呢?难道你要告诉领导:“对不起,我打算下周一写采购计划的,你应该在我上周制定这个计划的时候通知我!”领导会告诉你:“对不起,我的公司不需要你这样的可怜虫”。

  这样的例子恐怕读者你能举出更多。。。。

  呵呵,让我们还是聊聊如何应对生活中的临时突发事件吧~

  “两分钟原则”仍然有效

  当临时突发事件估计完成时间在两分钟之内的话,还是立即去完成他,比如说:

  ●打一个回访电话

  ●给老板冲一杯咖啡

  ●到隔壁办公室取一份文件

  ●让XXX编写项目计划

  ●上厕所。。。。

  这样做的原因是:

  2分钟基本上是一道时间分界线,即从这里开始你对某些情况进行归档保存所花费的时间,远远地超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。换句话说,这是一条提高效率的捷径。----David Allen

  这里面需要注意一个问题,如果上面交代下来一件突发事件是需要别人完成的,那就第一时间安排出去,这和其他依照“两分钟原则”处理事情不同的地方在于:需要花费一点时间写在你的waitting for清单里。

  临时事件处理的好不好,首先得看我们的评估能力,根据“四象限”法则,我们将临时事件分为:

  ●重要而且紧急

  ●重要但是不紧急

  ●不重要但是紧急

  ●不重要而且不紧急

  一般情况下,我们需要优先处理的象限是:重要而且紧急,不重要但是紧急。

  不需要优先处理的临时突发事件就将他当作一件Stuff放入收集篮。

  如何保存当前工作的进度

  如果经过评估,临时突发事件确实是一件需要优先处理的事件,我们应该做下面几个工作以保证我们不会丢失当前手头工作的进度和思路,给大脑来个快照:

  1。当前工作进度。你手头工作做到什么程度了?比如说:正在远程处理某客户的软件问题。

  2。目前的想法。你对手头的工作目前有什么想法?比如说:有可能是客户下载了某杀毒软件或者中病毒

  3。打算如何处理。你手头工作打算如何处理?比如说:如果自己解决不了就只能上门服务,或者转交给他人

  4。有条件就录音。把大脑里所有关于手头工作的东西全部说出来。

  5。下一步行动。关于收统工作的下一步行动是什么?比如说:关闭所有可疑进程,然后打开软件再测试一次。

  保存完当前工作的进度之后就可以开始着手处理临时突发事件了。

  来源:梁中锟博士

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